Guía Logística Definitiva para tu Stand de Feria: ¡Que Nada Falle!

Participar en una feria va mucho más allá de tener un stand atractivo. Detrás de cada evento exitoso hay una planificación logística meticulosa. Desde el transporte y montaje hasta la gestión de servicios y el cumplimiento de normativas, la logística puede ser compleja y estresante. ¿Quieres asegurarte de que todo funcione como un reloj? Esta guía definitiva te ofrece un checklist y consejos clave para dominar la logística de tu stand y evitar contratiempos de última hora.

Fase 1: Planificación Previa (Meses Antes)

• [ ] Contratación del Espacio: Confirma metros cuadrados, ubicación y especificaciones técnicas (altura, puntos de luz, agua si es necesario).
• [ ] Selección del Proveedor del Stand: Elige tu socio de diseño y montaje (ver Artículo 3 sobre errores a evitar). Define claramente responsabilidades logísticas.
• [ ] Diseño y Aprobación Final del Stand: Asegúrate de que cumple las normativas de la feria (alturas, materiales ignífugos, etc.).
• [ ] Contratación de Servicios Feriales: Reserva con antelación electricidad, agua, internet, rigging (puntos de suspensión), limpieza, seguridad extra si es necesario. ¡Hacerlo tarde suele ser más caro!
• [ ] Planificación del Transporte: Coordina con tu proveedor o una empresa de logística especializada el envío del stand y los materiales promocionales. Considera seguros de transporte.

Fase 2: Preparación Cercana (Semanas Antes)

• [ ] Gestión de Permisos y Documentación: Reúne todos los documentos exigidos por la feria (seguros de responsabilidad civil, certificados de materiales, planos visados si aplica).
• [ ] Producción Gráfica y Material Promocional: Asegúrate de que todo está impreso y listo (lonas, vinilos, folletos, regalos).
• [ ] Planificación del Personal del Stand: Define quién asistirá, horarios, roles y formación necesaria sobre productos/servicios y objetivos.
• [ ] Coordinación del Montaje: Confirma fechas y horarios de montaje con la feria y tu proveedor. Asegúrate de tener los pases de montador necesarios.
• [ ] Preparación de «Kit de Emergencia»: Incluye cinta americana, bridas, cutter, herramientas básicas, botiquín, cargadores extra, etc.

Fase 3: Montaje (Días Antes)

• [ ] Supervisión del Montaje: Si es posible, ten a alguien de tu equipo presente para supervisar y resolver dudas. Coordina la recepción de materiales.
• [ ] Instalación de Equipos: Coordina la instalación de equipos audiovisuales, tecnología, etc.
• [ ] Colocación de Producto y Material: Organiza el stand, coloca los productos y el material promocional.
• [ ] Limpieza Final: Asegúrate de que el stand esté impecable antes de la apertura.

Fase 4: Durante la Feria

• [ ] Mantenimiento Diario: Pequeña limpieza, reposición de material.
• [ ] Gestión de Incidencias: Ten a mano los contactos clave (proveedor, organización ferial) para resolver problemas rápidamente.

Fase 5: Desmontaje y Post-Feria

• [ ] Coordinación del Desmontaje: Confirma horarios y procedimientos con la feria y tu proveedor.
• [ ] Embalaje y Transporte de Retorno: Asegúrate de que todo se embala correctamente para evitar daños. Decide si el material se almacena o vuelve a tus instalaciones.
• [ ] Evaluación Logística: Analiza qué funcionó bien y qué se puede mejorar para futuras ferias.

Conclusión:

Una logística bien gestionada es invisible para el visitante, pero esencial para el éxito del expositor. La clave está en la anticipación, la comunicación fluida con todos los implicados (proveedor de stand, organizador ferial, transportista) y la atención al detalle. Contar con un proveedor de stands que ofrezca un servicio «llave en mano» y un Project Manager dedicado puede simplificar enormemente este proceso y darte la tranquilidad necesaria para centrarte en tus objetivos comerciales durante la feria.