Checklist IMPRESCINDIBLE Antes de Contratar el Diseño y Montaje de tu Stand

Estás listo para dar el paso y contratar a una empresa responsable de diseño y montaje el stand para tu próxima feria. Es una decisión importante y una inversión considerable. Antes de firmar cualquier contrato, es vital asegurarte de que has cubierto todos los puntos clave y has elegido al socio adecuado. Para ayudarte en este proceso crucial, hemos creado un checklist imprescindible con las preguntas y verificaciones que debes hacer antes de comprometerte. ¡No firmes nada sin repasarlo!

Sobre la Empresa Proveedora:

• [ ] ¿Tienen experiencia demostrable en tu sector o en ferias similares? (Pide ejemplos específicos y portfolio).
• [ ] ¿Han trabajado antes en la feria/recinto específico al que vas? (Conocen normativas y logística local).
• [ ] ¿Cuál es su proceso de trabajo habitual (fases, comunicación)?
• [ ] ¿Quién será tu gestor de proyecto/punto de contacto principal? (¿Es dedicado?).
• [ ] ¿Tienen taller propio de fabricación o subcontratan partes clave? (Control de calidad).
• [ ] ¿Puedes ver referencias o hablar con clientes anteriores?
• [ ] ¿Tienen seguro de responsabilidad civil adecuado?

Sobre la Propuesta de Diseño:

• [ ] ¿El diseño refleja claramente tu identidad de marca y objetivos?
• [ ] ¿Es funcional y se adapta a las actividades que planeas (demos, reuniones)?
• [ ] ¿Cumple con la normativa específica de la feria (alturas, materiales, etc.)?
• [ ] ¿Los materiales propuestos se ajustan a la calidad y durabilidad que esperas? (Pide muestras si es necesario).
• [ ] ¿La propuesta incluye renders 3D y planos técnicos detallados?
• [ ] ¿Cómo se gestionarán posibles cambios o ajustes al diseño una vez aprobado?

Sobre el Presupuesto y Contrato:

• [ ] ¿El presupuesto está completamente detallado? ¿Qué incluye y qué NO incluye? (Verifica punto por punto).
• [ ] ¿Están claros los costes de: Diseño, fabricación, transporte (ida/vuelta), montaje, desmontaje, gestión de permisos, servicios feriales básicos (si los gestionan ellos)?
• [ ] ¿Hay posibles costes ocultos o adicionales? (Horas extra de montaje, tasas imprevistas, almacenamiento post-feria). Pregunta explícitamente.
• [ ] ¿Cuáles son las condiciones y plazos de pago?
• [ ] ¿Cuál es la política de cancelación o modificación del proyecto?
• [ ] ¿El contrato escrito refleja TODO lo acordado verbalmente y en la propuesta? (¡Léelo detenidamente!).

Sobre la Logística y Ejecución:

• [ ] ¿Quién es responsable de gestionar los servicios feriales (luz, agua, internet, rigging)?
• [ ] ¿Cuáles son los plazos clave (entrega de diseños finales, inicio montaje, finalización)?
• [ ] ¿Cómo se coordina el transporte de tus propios productos o material promocional al stand?
• [ ] ¿Qué plan de contingencia tienen si surge algún imprevisto durante el montaje?
• [ ] ¿Qué sucede con el stand después de la feria (desmontaje, almacenamiento, eliminación)?

Conclusión:

Contratar el diseño y montaje de tu stand es una colaboración importante. Este checklist te ayuda a hacer las preguntas correctas y a asegurarte de que no se te escapa ningún detalle crucial antes de firmar. Tomarte el tiempo para verificar estos puntos te dará tranquilidad, evitará sorpresas desagradables y sentará las bases para una relación fluida y exitosa con tu proveedor. Recuerda que una buena preparación es clave para que tu inversión ferial rinda al máximo.

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